Kommunen skal kunne gjere greie for kva føremål all bruk av personinformasjon har.

Ein skal merke seg at same typen informasjon kan nyttast til ulike bruksføremål. Dette vil då kome fram i oversynet over kva data som vert nytta til eit bestemt føremål - sjå meir om dette ved å peike og trykke her.

Nedunder kjem eit enkelt oversyn over kva slags føremål kommunen kan tenkjast å nytte ei personopplysning til :

Eintydig identifisering

Kommunen har behov for å kunne knytte informasjonen om ein person til vedkomande på ein sikker måte. Som ein hovudregel er det personnummeret til ein person som vert nytta til dette.

Kontaktinformasjon

Dette er informasjon som kommunen nyttar for å etablere og oppretthalde kontakt med den einskilde. Namn, adresse, e-postadresse og telefonnummer er mest nytta til dette.

Grunnlag for einskildvedtak

Dette er informasjonen som kommunen nyttar for å kunne fatte einskildvedtak, og i ettertid kunne dokumentere bakgrunnen for vedtaket. Eit einskildvedtak er eit vedtak som er knytt til ein eller fleire bestemte personar. Ein kan lese meir om dette ved å peike og trykke her.

Døme på einskildvedtak er

  • fastsetjing av foreldrebetaling basert på informasjon om økonomi.
  • vedtak om utføring av teneste. Her vil kommunen nytte personopplysningar for å fastslå om ein person har rett på ei teneste, kva teneste personen har behov for, og kva teneste kommunen skal gi vedkomande.
  • fritak frå bestemte tenester og tilbod. I den grad grunnlaget for fritak må dokumenterast, skal dette handsamast som personinformasjon.

Resultat av utført teneste

Dette er informasjon som kommunen sjølv produserer. Døme på slik informasjon er observasjonar som vert registrerte, karakterar som vert gitt og diagnosar som vert stilte.

Dokumentasjon av utført teneste

Dette er ofte informasjon som kommunen sjølv produserer, og som viser korleis kommunen har fylgd opp eigne vedtak. 

Lovheimla og pliktige varsel

I nokre høve pliktar kommunen sine tilsette å varsle ein tredjepart om tilhøve dei vert kjende med. Dette er lovheimla plikter.

Dersom det til dømes er mistanke om at einskildpersonar vert utsette for overgrep, pliktar kommunen sine tilsette å varsle om dette. Personinformasjon knytt til varselet skal då leggjast ved.

Forskning og statistikk

Dette er informasjon som kommunen gir frå seg til eksterne aktørar som har sakleg krav på å få tilgjenge til informasjonen. Som ein hovudregel vil denne informasjonen vere anonymisert slik at han ikkje lenger kan knytast til eit bestemt individ.